Trattamento dei Dati Personali

Informativa sul Trattamento dei Dati Personali

Ferrero Commerciale Italia S.r.l. con socio unico (nel seguito la "Società"), in qualità di titolare del trattamento desidera informarVi, ai sensi degli artt. 13e 14 del Regolamento Europeo 679/2016 relativo alla protezione dei dati personali ("Regolamento") di quanto segue.

1. Tipologia di dati personali

I dati da Voi trasmessi in relazione al Vostro personale dipendente o assimilato, addetto alla esecuzione dei contratti, tra cui i nominativi dei referenti interni per la gestione dei contratti; le qualifiche; i numeri di telefono; gli indirizzi di posta elettronica; eventuali dati relativi alla verifica della regolarità retributiva e contributiva in assolvimento degli obblighi contrattuali per la prestazione dei servizi; eventuali dati dei legali rappresentanti a fini di verifiche economico –finanziarie (nel seguito "Interessati") -siano essi da Voi direttamente forniti o reperiti presso fonti pubbliche (ad esempio Camere di Commercio) - saranno trattati dalla Società, conformemente al Regolamento e la normativa nazionale compresi eventuali provvedimenti emanati dall'Autorità di Controllo (Garante per la protezione dei dati personali) ove applicabile.

2. Finalità del trattamento

Il trattamento dei dati degli Interessati è effettuato dalla Società nello svolgimento delle sue attività economiche e commerciali per finalità connesse all'eventuale selezione, instaurazione, gestione ed esecuzione di rapporti commerciali/contrattuali (ivi incluso la gestione del rapporto pre-contrattuale e/o l'inserimento presso l'albo clienti della Società). In particolare, i dati saranno trattati per l’assolvimento di obblighi di legge e regolamentari (es. obblighi fiscali e contabili, obblighi derivanti dalla disciplina dei contratti di appalto e di igiene e sicurezza sul lavoro, per la qualifica dei fornitori e/o clienti); la gestione amministrativa dei contratti, ivi inclusa la gestione dei pagamenti e delle fatture; la consegna dei beni presso le Vostre sedi; la gestione dell’eventuale contenzioso, la selezione in rapporto alle esigenze della Società, nonché per finalità di reportistica infragruppo, controlli interni (sicurezza, produttività, qualità dei servizi, integrità patrimoniali), controllo di gestione, certificazione. I dati degli Interessati potranno inoltre essere trattati per attività periodiche di valutazione della sussistenza dei requisiti etici e giuridici stabiliti dalla Società nel proprio Codice Etico. Per il trattamento dei dati per le finalità sopra indicate non è necessario acquisire un consenso specifico degli interessati in quanto la Società può avvalersi degli esoneri di cui agli artt. 6.1b), c) ed f) del Regolamento 2016/679.

3. Natura del conferimento e modalità del trattamento

Il conferimento dei dati degli Interessati è necessario e, in mancanza, non sarà possibile instaurare alcuna relazione commerciale, eseguire correttamente obbligazioni pre-contrattuali e contrattuali o, ove già instaurata una relazione contrattuale, adempiere agli obblighi e impegni derivanti da tale contratto. I dati saranno trattati dalla Società e dai suoi incaricati principalmente con sistemi elettronici e manuali secondo i principi di correttezza, lealtà e trasparenza previsti dalla normativa applicabile in materia di protezione dei dati personali e tutelando la riservatezza del soggetto cui i dati si riferiscono tramite misure di sicurezza tecniche ed organizzative per garantire un livello di sicurezza adeguato (ad esempio impedendo l'accesso a soggetti non autorizzati salvo i casi obbligatori per legge, o la capacità di ripristinare l'accesso ai dati in caso di incidenti fisici o tecnici).

4. Conservazione dei dati

I dati saranno conservati nel rispetto della normativa applicabile per la protezione dei dati personali per tutto il periodo di tempo necessario per adempiere alle finalità sopra indicate, pari a 5 anni successivi alla conclusione del rapporto contrattuale tra le parti In caso di relazione contrattuale i soli dati personali funzionali all'assolvimento degli obblighi civili e fiscali saranno conservati per tutta la durata del rapporto contrattuale e in ottemperanza a detti obblighi (ad esempio obbligo civilistico di conservare le fatture e la documentazione aziendale per almeno 10 anni).

5. Comunicazione, diffusione e trasferimento dei dati

Fermo restando le comunicazioni eseguite in adempimento degli obblighi di legge e contrattuali, i dati potranno essere comunicati a consulenti fiscali o legali, collaboratori della Società, enti e amministrazioni pubbliche nel contesto di eventuali gare di appalto pubbliche ove ciò sia necessario, nonché a soggetti legittimati per legge a ricevere tali informazioni, autorità giudiziarie italiane e straniere e altre pubbliche autorità, per le finalità connesse all'adempimento di obblighi legali, o per l'espletamento delle obbligazioni assunte e scaturenti dalla relazione contrattuale, compreso per esigenza di difesa in giudizio. I dati di contatto potrebbero essere comunicati per esigenze del tutto occasionali e singole a clienti e/o fornitori della Società, ad esempio qualora debbano collaborare con tali soggetti ai fini della prestazione deiservizi. I dati saranno inoltre trattati dal personale incaricato dell’amministrazione della Società che, nello svolgimento di tali attività, può avvalersi anche di soggetti terzi per la prestazione di alcuni servizi che comportano il trattamento dei dati personali tra cui, a titolo esemplificativo e non esaustivo, Ferrero Management Services Italia S.r.l. per tutti i servizi legali, contabili e gestione dei processi valutativi e sicurezza sul luogo del lavoro; Ferrero Technical Services S.r.l. per la gestione dei sistemi informativi, e altri fornitori. I dati, inoltre, potranno essere comunicati ad altre società del gruppo Ferrero, ivi incluso la capogruppo le consociate e affiliate ove necessario ai fini del coordinamento e di controllo di gruppo. Tali soggetti operano sulla base di istruzioni specifiche e adeguate in termini di modalità di trattamento e misure di sicurezza indicate in apposita documentazione contrattuale. La lista completa e aggiornata dei soggetti che trattano i dati personali in qualità di responsabili del trattamento è disponibile su richiesta presso l'Ufficio Privacy. I dati personali non saranno oggetto di diffusione. I dati non sono generalmente trasferiti fuori dall'Unione Europea; tuttavia, ove per specifiche esigenze connesse alla sede di localizzazione dei servizi resi dai fornitori, alla sede di localizzazione dei server della Società o al coordinamento delle attività di gruppo fosse necessario trasferire i dati verso paesi situati fuori dallo Spazio Economico Europeo, anche in Paesi che non offrono protezione adeguata, la Società si impegna a garantire livelli di tutela e salvaguardia anche di carattere contrattuale adeguati secondo le norme applicabili, ivi inclusa la stipulazione di clausole contrattuali tipo (si potrà richiedere copia degli impegni assunti dai terzi nel contesto di tali clausole mediante richiesta da inviarsi all'Ufficio Privacy).L'elenco dei Paesi situati fuori dallo Spazio Economico Europeo dove sono trasferiti i dati è disponibile su richiesta all'Ufficio Privacy.

6. Diritti degli interessati

L'Interessato potrà esercitare, in relazione al trattamento dei dati ivi descritto, i diritti previsti dal Regolamento (artt. 15-21), ivi inclusi:

ricevere conferma dell’esistenza dei suoi dati personali e accedere al loro contenuto (diritti di accesso);
aggiornare, modificare e/o correggere i suoi dati personali (diritto di rettifica);
chiederne la cancellazione o la limitazione del trattamento dei dati trattati in violazione di legge compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali i dati sono stati raccolti o altrimenti trattati (diritto all'oblio e diritto alla limitazione);
opporsi al trattamento (diritto di opposizione);
revocare il consenso, ove prestato, senza pregiudizio per la liceità del trattamento basata sul consenso prestato prima della revoca;
proporre reclamo all'Autorità di controllo in caso di violazione della disciplina in materia di protezione dei dati personali;
ricevere copia dei dati in formato elettronico che lo riguardano resi nel contesto del contratto e chiedere che tali dati siano trasmessi ad un altro titolare del trattamento (diritto alla portabilità dei dati).

Per esercitare tali diritti può rivolgersi all'Ufficio Privacy inviando un’e-mail a privacy.it@ferrero.com.

7. Identità e dati di contatto del Titolare del trattamento

Titolare del Trattamento dei dati personali è Ferrero Commerciale Italia S.r.l. con socio unico con sede legale in Alba, Piazzale Pietro Ferrero 1, 12051 nella persona del Legale Rappresentante pro-tempore.
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Vi impegnate a portare a conoscenza di tutti gli Interessati (legali rappresentanti, dipendenti che gestiscono i contatti con la nostra Società) la presente informativa.